Günümüzde birçok firma, şahıs, kurum ya da devlet dairesi arşiv yönetimi konusunda çalışma yapmaktadır. Bunun git gide artış göstermesi ile “arşiv yönetimi nedir?” sorusunun da sorulma sıklığı artmıştır. Sizler de arşiv yönetiminin ne olduğunu merak ediyorsanız, yazımızın devamını okuyabilirsiniz.
Devlet, toplum bünyesinde yer alan unsurlar ve kişiler, hafızanın belirli alanda saklanmasını ve geliştirilerek korunmasını ister. Bu saklanılan alanlar ise genel olarak dijital ya da standart arşivlerdir. Geçmişe ve günümüze dair birçok belgenin, konunun arşivini yapan bu alanlar, arşiv yönetimi konusunda da belirli bir uzmanlık gerektirir. Özellikle de devletlerin tarihi üzerinde bir arşivleme yapılması ve bu geçmişe istenilen zamanda erişilebilmesi, arşiv yönetimini önemli kılan bir diğer ana unsurdur. Bu geçmiş yapısı sayesinde devletler tarihlerini inceler ve çeşitli değerlendirmeler ile kendi geleceklerine ışık tutarlar. Günümüzde yaşanan bilgi kirliliği ortamlarında bu arşivlemenin yer alması, devletler ve toplumlar için hayati önem taşımaktadır.
Arşiv Yönetimi Ne Hizmet Sunar?
Arşiv yönetimi hizmetleri, birden çok işlem üzerinde faaliyet göstermektedir. Genel olarak dijital arşiv firmaları tarafından yapılan bu hizmetler, şu maddeler halinde açıklanabilir:
- Yapılacak olan arşiv ortamının fiziksel bir şekilde tasarlanarak oluşturulması
- Kurum ve devlet bazlı hareket eden birimlerin düzenli ve ortak bir arşive sahip olması
- Gerekli görüldüğü zamanlarda arşivler içerisinde ayıklama ve imha işlemlerinin yapılması
- Envanterler üzerinde hazırlıklar yapılması
- Fiziksel özelliğe sahip olan arşivlerin tarama yöntemi kullanılarak dijital ortam içerisine aktarılması
Bu ve bunun gibi nitelikler, arşiv yönetimi sırasında uygulanan işlemlerdir. Bu sayede tüm belgelerin detaylı bir şekilde korunması gerçekleşir ve gerekli görüldüğü zaman dilimlerinde belgelere ulaşılarak araştırma, kullanma ve yok etme gibi çeşitli ayrıcalıklara sahip olunur.
Arşiv yönetimi, geçmişte de yapılan bir işlemdi. Fiziki bir sistem olarak yapılan bu standart arşivleme, çeşitli dosyalar içerisine saklanan belgeler ile yapılmaktaydı. Bu ise bir belgenin aranarak bulunabilmesi ve bakım gerektirmesi gibi çeşitli ayrıntıları gerektiriyordu. Günümüzde yapılan arşiv yönetimi arşiv dijitalleştirme olarakta yapıldığı için kurum ve devletlere büyük avantajlar, kolaylıklar sağlamaktadır.
